Faktura koja je izvorno nastala u papirnom obliku ne mora sadržati pečat i potpis odgovornog lica, kao što ni faktura nastala u elektronskom obliku i faktura nastala digitalizacijom (konverzijom dokumenata iz papirnog u elektronski oblik, npr. skenirana faktura) ne mora biti potpisana (elektronskim) potpisom već je dovoljno da iste sadrže "identifikacionu oznaku" koja upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje te fakture, a kojom potvrđuje verodostojnost iste u smislu člana 9. Zakona o računovodstvu.
Zakonom o računovodstvu ("Sl. glasnik RS", br. 62/2013 i 30/2018, u daljem tekstu: Zakon) se uređuju obveznici primene ovog zakona, razvrstavanje pravnih lica, organizacija računovodstva i računovodstvene isprave, uslovi i način vođenja poslovnih knjiga, priznavanje i vrednovanje pozicija u finansijskim izveštajima, sastavljanje, dostavljanje i javno objavljivanje finansijskih izveštaja i godišnjeg izveštaja o poslovanju, Registar finansijskih izveštaja, Nacionalna komisija za računovodstvo, kao i nadzor nad sprovođenjem odredbi ovog zakona.
Članom 7. stav 1. ovog zakona propisano je da pravna lica, odnosno preduzetnici opštim aktom, uređuju organizaciju računovodstva na način koji omogućava sveobuhvatno evidentiranje, kao i sprečavanje i otkrivanje pogrešno evidentiranih poslovnih promena, uređuju interne računovodstvene kontrolne postupke, utvrđuju računovodstvene politike, određuju lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovne promene i sastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava o poslovnoj promeni, uređuju kretanje računovodstvenih isprava i utvrđuju rokove za njihovo dostavljanje na dalju obradu i knjiženje u poslovnim knjigama.
Pojam računovodstvene isprave, koji između ostalih obuhvata i fakturu uređen je odredbama člana 8. Zakona. Računovodstvena isprava predstavlja pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene. Knjiženje poslovnih promena na računima imovine, obaveza i kapitalu, prihodima i rashodima vrši se na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava.
Računovodstvenom ispravom smatra se i isprava ispostavljena, odnosno primljena telekomunikacionim putem, kao i isprava ispostavljena, odnosno primljena putem servisa za elektronsku razmenu podataka (Electronic data Interchange - EDI). Pošiljalac je odgovoran da podaci na ulazu u telekomunikacioni sistem budu zasnovani na računovodstvenim ispravama, kao i da čuva originalne računovodstvene isprave. Kada se računovodstvena isprava prenosi putem servisa za elektronsku razmenu podataka, pružalac usluge elektronske razmene podataka dužan je da obezbedi integritet razmenjenih podataka.
Radi ubrzanja i pojednostavljenja procesa izdavanja faktura, kao i razjašnjenja nedoumica koje su se pojavile u praksi a odnose se na način na koji se izdaju i knjiže fakture u poslovnim knjigama pravnih lica i preduzetnika, nastale u papirnom ili elektronskom obliku, od strane ministra finansija i ministra trgovine, turizma i telekomunikacija doneto je Objašnjenje u vezi sa izdavanjem i knjiženjem računa (faktura) u papirnom i elektronskom obliku bez upotrebe pečata i potpisa Broj: 401-00-4169/2017-16 od 11. decembra 2017. godine (u daljem tekstu: Objašnjenje), u kojem je ukazano na sledeće:
Zakonom je omogućeno pravnim licima i preduzetnicima da svoje fakture izdaju u papirnom ili elektronskom obliku.
Zakonom nije propisano da faktura koja je izvorno nastala u papirnom obliku mora sadržati pečat i potpis odgovornog lica, već je dovoljno da ista sadrži "identifikacionu oznaku" koja upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje te fakture, a kojom potvrđuje verodostojnost iste u smislu člana 9. Zakona.
Faktura koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, kao i faktura nastala digitalizacijom (konverzijom dokumenata iz papirnog u elektronski oblik, npr. skenirana faktura) takođe ne mora biti potpisana (elektronskim) potpisom već je dovoljno da ista sadrži pomenutu "identifikacionu oznaku".
Pravna lica i preduzetnici nemaju obavezu da fakturu, koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, štampaju niti da se na tako odštampan dokument stavlja otisak pečata kako bi isti bio smatran validnim.
Shodno navedenom, mišljenja smo da se u konkretnom slučaju knjižno odobrenje koje je izdato od strane ovlašćenog pravnog lica iz inostranstva, može smatrati validnom računovodstvenom ispravom u smislu Zakona, pod uslovom da se iz tako izdatog računa nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene, odnosno da se radi o računovodstvenoj ispravi koja je verodostojna (potpuna, istinita, računski tačna i da prikazuje poslovnu promenu).
Na kraju, želeli bismo da ukažemo da, shodno odredbama čl. 7. i 9. Zakona pravno lice svojim opštim aktom između ostalog određuje lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovne promene i sastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava o poslovnoj promeni."
(Mišljenje Ministarstva finansija broj: 011-00-567/2019-16 od 15.7.2019. godine)em>