Odredbama člana 22. Zakona o računovodstvu ("Sl. glasnik RS", br. 73/2019), propisana je obaveza za pravna lica i preduzetnike da pre sastavljanja finansijskih izveštaja, usaglase međusobna potraživanja i obaveze što se dokazuje odgovarajućom ispravom. U praksi, ova isprava se najčešće sreće u vidu IOS obrasca.
Shodno navedenom, postavlja se pitanje da li IOS obrazac, kao računovodstvena isprava može biti u elektronskom obliku?
Polazeći od odredbi člana 9. stav 1. Zakona o računovodstvu, propisano je da se knjiženje poslovnih promena na računima imovine, obaveza i kapitalu, prihodima i rashodima vrši na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava.
Dalje, stavom 2. člana 9. Zakona o računovodstvu propisano je da računovodstvena isprava predstavlja pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.
Dakle, IOS obrazac, kojim se vrši usaglašavanje potraživanja i obaveza predstavlja verodostojnu računovodstvenu ispravu ukoliko sadrži sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama, a može biti u pisanom obliku ili kao elektronski zapis.
Podsećamo da se računovodstvenom ispravom smatra i isprava ispostavljena, odnosno primljena telekomunikacionim putem, kao i isprava ispostavljena, odnosno primljena putem servisa za elektronsku razmenu podataka (Electronic data Interchange - EDI).
Prema Zakonu o računovodstvu, pošiljalac je odgovoran da podaci na ulazu u telekomunikacioni sistem budu zasnovani na računovodstvenim ispravama, kao i da čuva originalne računovodstvene isprave. U slučaju kada se računovodstvena isprava prenosi putem servisa za elektronsku razmenu podataka, pružalac usluge elektronske razmene podataka dužan je da obezbedi integritet razmenjenih podataka.
Pored navedenog, odredbama člana 10. Zakona o računovodstvu je propisano da odgovorno lice u pravnom licu potpisom, odnosno drugom identifikacionom oznakom potvrđuje da je računovodstvena isprava verodostojna (potpuna, istinita, računski tačna i da prikazuje poslovnu promenu).
Posebno ističemo da računovodstvena isprava, sastavljena kao elektronski zapis, treba da sadrži potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave, odnosno elektronski potpis u skladu sa zakonom.
Pravno lice je dužno da, pre unosa podataka iz računovodstvene isprave u poslovne knjige, odredi odgovorno lice koje treba da izvrši kontrolu verodostojnosti isprave i da je potpiše. Dakle, ovo lice, kada govorimo o IOS-u, kontroliše podatke o usaglašavanju iskazane na ovom obrascu i pored ostalih, proverava da li IOS dostavljen elektronskim putem sadrži elektronski potpis ili drugu identifikacionu oznaku komitenta s kojim se vrši usaglašavanje.
Ukoliko IOS obrazac koji je dostavljen elektronskim putem sadrži sve neophodne elemente propisane Zakonom o računovodstvu, odgovorno lice svojim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom odobrava ovu računovodstvenu ispravu za knjiženje.
Napominjemo da su, saglasno članu 8. Zakona o računovodstvu, pravna lica i preduzetnici u obavezi da internim aktom urede organizaciju računovodstva i odrede lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovnih promena i sastavljanja i kontrole računovodstvenih isprava o poslovnoj promeni.
Samim tim, ukoliko prilikom ispostavljanja IOS-a pravno lice ili preduzetnik koristi "identifikacionu oznaku" umesto potpisa, internim aktom je neophodno bliže urediti ko je odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje IOS-a (i drugih dokumenata) i šta se smatra "identifikacionom oznakom".
Na kraju, podsećamo da je prema odredbama člana 22. Zakona o računovodstvu poverilac dužan da, pre sastavljanja finansijskih izveštaja, dostavi dužniku spisak neplaćenih obaveza. Zakonom nije propisana obaveza da to bude 31.12. već se dan usaglašavanja precizira internim aktom pravnog lica (u praksi najčešće Pravilnikom o računovodstvu i računovodstvenim politikama).
Svakako je preporuka, da dan usaglašavanja bude što bliži datumu na koji se sastavljaju finansijski izveštaji.
Takođe, propisana je i obaveza za pravna lica koja sastavljaju Napomene uz finansijske izveštaje da u tom izveštaju obelodane neusaglašena potraživanja i obaveze kao:
- broj i ukupan iznos neusaglašenih potraživanja i njihov odnos prema broju i ukupnom iznosu potraživanja; i
- broj i ukupan iznos neusaglašenih obaveza i njihov odnos prema broju i ukupnom iznosu obaveza.