Dostavljanje izvoda otvorenih stavki u elektronskom obliku
- Ovaj stručni tekst se odnosi na propise koji važe na dan njegovog objavljivanja. Svi izneti stavovi su stručni stavovi, odnosno shvatanja autora teksta, koja se baziraju na tumačenju pozitivnopravnih normi, i ne predstavljaju obavezujuće instrukcije.
- Ulaskom u DEMO verziju pravne baze Paragraf Lex, možete BESPLATNO pristupiti SVIM propisima Srbije i time možete utvrditi ažurnost ovog teksta.
Za razliku od posetilaca vebsajta koji mogu bez naknade pročitati odabrane stručne tekstove koji se odnose na pozitivne propise na dan objavljivanja teksta, pretplatnici na pravnu bazu Paragraf Lex, u bazi uvek imaju dostupne tekstove koji se odnose na prethodne, nevažeće verzije propisa kao i nove komentare i druge dokumente koji se odnose na važeće propise. Isključivo pretplatnici na pravnu bazu uvek imaju pristup i ažurnim dokumentima. Baza se ažurira na dnevnom nivou.
Autor: Redakcija
Objavljeno: 23.10.2018.
Shodno zajedničkom objašnjenju Ministarstva finansija i Ministarstva trgovine, turizma i telekomunikacija od 12.12.2017. godine, a prema odredbama člana 8. stav 1. Zakona o računovodstvu (u daljem tekstu: Zakon), propisano je da se knjiženje poslovnih promena na računima imovine, obaveza i kapitalu, prihodima i rashodima vrši na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava. Računovodstvena isprava (predstavlja pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.
Saglasno članu 9. Zakona, verodostojnom računovodstvenom ispravom smatra se računovodstvena isprava koja je potpuna, istinita, računski tačna i prikazuje poslovnu promenu i čiju verodostojnost odgovorno lice potvrđuje potpisom, odnosno drugom identifikacionom oznakom.
Članom 7. Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji, uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju (u daljem tekstu: Zakon o elektronskom dokumentu) predviđeno je da se elektronskom dokumentu ne može osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku.
Članom 10. stav 1. Zakona o elektronskom dokumentu propisano je da se elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra originalom.
Privatni sektor
Odredbama člana 18. Zakona propisana je obaveza za pravna lica i preduzetnike da pre sastavljanja finansijskih izveštaja, usaglase međusobna potraživanja i obaveze što se dokazuje odgovarajućom ispravom. U praksi, ova isprava se najčešće sreće u vidu IOS obrasca.
Shodno navedenom, postavlja se pitanje da li IOS obrazac, kao računovodstvena isprava može biti u elektronskom obliku?
Polazeći od odredbi člana 8. stav 1. Zakona, propisano je da se knjiženje poslovnih promena na računima imovine, obaveza i kapitalu, prihodima i rashodima vrši se na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava.
Dalje, stavom 2. člana 8. Zakona propisano je da računovodstvena isprava predstavlja pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.
Dakle, IOS obrazac, kojim se vrši usaglašavanje potraživanja i obaveza predstavlja verodostojnu računovodstvenu ispravu ukoliko sadrži sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama, a može biti u pisanom obliku ili kao elektronski zapis.
Podsećamo da se računovodstvenom ispravom smatra i isprava ispostavljena, odnosno primljena telekomunikacionim putem, kao i isprava ispostavljena, odnosno primljena putem servisa za elektronsku razmenu podataka (Electronic data Interchange - EDI).
Prema Zakonu, pošiljalac je odgovoran da podaci na ulazu u telekomunikacioni sistem budu zasnovani na računovodstvenim ispravama, kao i da čuva originalne računovodstvene isprave. U slučaju kada se računovodstvena isprava prenosi putem servisa za elektronsku razmenu podataka, pružalac usluge elektronske razmene podataka dužan je da obezbedi integritet razmenjenih podataka.
Pored navedenog, odredbama člana 9. Zakona je propisano da odgovorno lice u pravnom licu potpisom, odnosno drugom identifikacionom oznakom potvrđuje da je računovodstvena isprava verodostojna (potpuna, istinita, računski tačna i da prikazuje poslovnu promenu).
Posebno ističemo da računovodstvena isprava, sastavljena kao elektronski zapis, treba da sadrži potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave, odnosno elektronski potpis u skladu sa zakonom.
Pravno lice je dužno da, pre unosa podataka iz računovodstvene isprave u poslovne knjige, odredi odgovorno lice koje treba da izvrši kontrolu verodostojnosti isprave i da je potpiše. Dakle, ovo lice, kada godorimo o IOS-u, kontroliše podatke o usaglašavanju iskazane na ovom obrascu i pored ostalih, proverava da li IOS dostavljen elektronskim putem sadrži elektronski potpis ili drugu identifikacionu oznaku komitenta s kojim se vrši usaglašavanje. Ukoliko IOS obrazac koji je dostavljen elektronskim putem sadrži sve neophodne elemente propisane Zakonom o računovodstvu, odgovorno lice svojim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom odobrava ovu računovodstvenu ispravu za knjiženje.
Napominjemo da su, saglasno članu 7. Zakona, pravna lica i preduzetnici u obavezi da internim aktom urede organizaciju računovodstva i odrede lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovnih promena i sastavljanja i kontrole računovodstvenih isprava o poslovnoj promeni. Samim tim, ukoliko prilikom ispostavljanja IOS-a pravno lice ili preduzetnik koristi "identifikacionu oznaku" umesto potpisa, internim aktom je neophodno bliže urediti ko je odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje IOS-a (i drugih dokumenata) i šta se smatra "identifikacionom oznakom".
Na kraju, podsećamo da je prema odredbama člana 18. Zakona poverilac dužan da, pre sastavljanja finansijskih izveštaja, dostavi dužniku spisak neplaćenih obaveza. Zakonom nije propisan obaveza da to bude 31.12. već se dan usaglašavanja precizira internim aktom pravnog lica (u praksi najčešće Parvilnikom o računovodstvu i račinovodstvenim politikama). Svakako je preporuka, da dan usaglašavanja bude što bliži datumu na koji se sastavljaju finansijski izveštaji.
Takođe, propisana je i obaveza za pravna lica koja sastavljaju Napomene uz finansijske izveštaje da u tom izveštaju obelodane neusaglašena potraživanja i obaveze u ukupnom iznosu.
Napominjemo da IOS ima ulogu izjave o priznavanju duga, samo ukoliko je potpisan od strane zakonskog zastupnika ili lica koje je on za to ovlastio, te jedino tada dovodi do prekida zastarelosti. U suprotnom on će predstavljati dokument koji se “samo” koristi prilikom međusobne usaglašenosti potraživanja. Najčešća nedoumica koja se javlja ovim povodom je razrešena Presudom Privrednog apelacionog suda: "Potpisivanje izvoda otvorenih stavki od strane knjigovođe pravnog lica ne može se smatrati izjavom o priznanju duga, niti se knjigovođa može odreći zastarelosti potraživanja, ako nema ovlašćenje zakonskog zastupnika pravnog lica".
Javni sektor
Predmet godišnjeg popisa kod korisnika javnih sredstava koji primenjuju propise o budžetskom računovodstvu (dalje: budžetski korisnici) su između ostalog popis finansijske imovine - klasa 100000 i popis obaveza - klasa 200000, pri čemu je jedan od glavnih zadataka svih subjekata godišnjeg popisa imovine i obaveza je i međusobno usaglašavanje potraživanja i obaveza.
Radi sprovođenja usaglašavanja potraživanja i obaveza, u praksi je u primeni obrazac izvoda otvorenih stavki - dalje: IOS obrazac, čija forma i sadržina nije propisana.
Obaveza dužnika je da po prijemu IOS obrasca proveri svoja dugovanja i da ili ne saglasnost na iskazano stanje, kao i da o tome obavesti poverioca u roku od pet dana od dana prijema popisa neizmirenih obaveza. Dužnik, po prijemu IOS obrasca proverava svoja dugovanja i daje ili ne saglasnost na iskazano stanje.
Dužnik daje saglasnost ukoliko je u potpunosti usaglašena knjigovodstvena evidencija sa prikazanim stanjem u IOS obrascu. Međutim, ukoliko se dužnik saglasi samo sa delom prikazanih obaveza, odnosno ukoliko postoji delimično neslaganje u knjigovodstvenoj evidenciji u odnosu na poverioca, potrebno je da navede izvod iz svoje evidencije, sa eventualnim navođenjem razloga neslaganja, ako su mu poznati. Na isti način popunjava se IOS obrazac i u slučaju osporavanja prikazanog stanja u potpunosti.
Kada dužnik delimično ili u potpunosti ospori stanje iskazano od strane poverioca, poverilac i dužnik su u obavezi da iniciraju usaglašavanje.
Odredbama člana 16. Uredbe o budžetskom računovodstvu (dalje: Uredba) računovodstvena isprava je definisana kao javna isprava koja predstavlja pismeni dokaz o nastaloj poslovnoj promeni i drugom događaj u i sadrži sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz isprave o poslovnoj promeni može saznati osnov nastale promene. Takođe, precizirano je da je računovodstvena isprava i ona koja je dobijena telekomunikacionim putem, u elektronskom, magnetnom ili drugom obliku, u kom slučaju je pošiljalac odgovoran za to da podaci na ulazu u telekomunikacioni prenos budu zasnovani na računovodstvenim ispravama, kao i za čuvanje originalne isprave. Knjiženja u poslovnim knjigama vrše se na osnovu validnih računovodstvenih dokumenata o nastaloj poslovnoj promeni i drugom događaju.
Zakon om o elektronskom dokumentu uređeni su elektronski dokument, elektronska identifikacija i usluge od poverenja u elektronskom poslovanju. Elektronski dokument je definisan kao skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video materijala, u elektronskom obliku.
Za nepostupanje po odredbama člana 18. Uredbe, odnosno neizvršenje blagovremenog usaglašavanja finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza propisana je novčana kazna za prekršaj u iznosu od 500,00 do 50.000,00 dinara za odgovorno lice u finansijskoj službi korisnika budžetskih sredstava, odnosno 10.000,00 do 1.000.000,00 dinara za organizacije obaveznog socijalnog osiguranja, u skladu sa odredbama člana 20. Uredbe.
Ista kazna je propisana i ukoliko budžetski korisnik ne postupi u skladu sa članom 16. stav 9. Uredbe, odnosno ako internim opštim aktom ne uredi organizaciju računovodstvenog sistema, interne računovodstvene kontrolne postupke, ne odredi lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovne promene i sastavljanje isprave o poslovnoj promeni, ne uredi kretanje računovodstvenih isprava i ne uredi rokove za njihovo dostavljanje na dalju obradu.
Čuvanje i uništavanje digitalizovanih dokumenata
Kada je u pitanju mogućnost uništavanja overenih digitalizovanih dokumenata, koji se overavaju od strane lica koje je izdalo fakturu ili drugih lica određenih članom 11. Zakona o elektronskom dokumentu ističe se da se propisanom overom digitalizovanog dokumenta iz člana 11. navedenog zakona takvom dokumentu daje dokazna snaga originalnog (papirnog) akta, ali da overa digitalizovanog dokumenta ne znači da se izvorni dokument može uništiti. I u tom slučaju, prema trenutno važećim propisima, papirni original mora da se čuva.
Dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta (jedan od načina digitalizacije dokumenta je i skeniranje izvornog dokumenta) smatra se "digitalizovanim dokumentom". Vezu sa pojmom "kopije" treba naći u članu 10. navedenog zakona, kojim je predviđeno da se elektronski dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta čija forma nije elektronska, smatra kopijom izvornog dokumenta. U skladu sa tim, mišljenja smo da pojam "digitalizovanog dokumenta" obuhvata i pojam "digitalna kopija" iz Zakona.
Kada je u pitanju elektronsko čuvanje računovodstvene isprave i uništavanje papirnih originala računovodstvenih isprava, Zakon o elektronskom dokumentu uređuje uslugu kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenta, koju vrše pružaoci kvalifikovanih usluga od poverenja.U članu 63. stav 4. propisano je da, ako se dokument čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja tako da period čuvanja predviđen tom uslugom obuhvata propisani period čuvanja datog dokumenta, izvorni dokument može biti uništen, osim ako nije drugačije propisano. Ipak, ovde treba imati u vidu druge pozitivnopravne propise Republike Srbije, a posebno norme Zakona o kulturnim dobrima koje trenutno predviđaju da se dokument koji predstavlja arhivsku građu (takav status imaju dokumenti koji se čuvaju trajno ili dokumenti koji imaju ograničen rok čuvanja, ali se proceni da imaju posebnu vrednost) mora čuvati u obliku u kojem je nastao, kao i da se izlučeni bezvredni registraturski materijal (materijal kome je istekao rok čuvanja) može uništiti samo na osnovu pismenog odobrenja nadležnog arhiva. Dakle, član 63. stav 4. Zakona o elektronskom dokumentu praktično ima odloženu primenu sve dok ne dođe do izmene drugih propisa. Prema važećim propisima, papirni original mora da se čuva u propisanom roku i u slučaju kada se čuva u elektronskom obliku.
Kompanija Paragraf svojim pretplatnicima pruža odgovore na stručna pitanja koja se odnose na tumačenje prava.
Ukoliko niste naš pretplatnik možemo da Vas uputimo na:
- našu internet stranicu na kojoj smo predstavili određene subjekte kojima se možete obratiti za besplatnu pravnu pomoć
- adresar advokata, gde možete pronaći stručnjaka koji će Vam pružiti advokatske ili konsultantske usluge