Elektronsko arhiviranje - eArhiviranje

1. Da li Uredba uvodi obaveznu digitalizaciju dokumenata?

Ne, obaveza elektronskog arhiviranja se generalno odnosi na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom formatu. Nemate obavezu skeniranja štampanih dokumenata. Ukoliko ipak odlučite da to uradite prosto skeniran dokument predstavlja kopiju štampanog dokumenta i ne spada pod ovu Uredbu. Međutim, ukoliko štampani dokument digitalizujete na način da elektronski primerak predstavlja akt iste dokazne snage kao original, onda takav akt potpada pod ovu Uredbu. Ovaj način digitalizacije sprovodi se po posebnoj proceduri. (detaljnije saznajnte OVDE)

2. Koliko često se sprovodi elektronsko arhiviranje?

Još jedna nedovoljno jasno regulisana obaveza je da li se arhiviranje elektronskih dokumenata sprovodi svakodnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje. Za sada nema izričitih normi koje će odgovoriti na ovo pitanje. Naša preporuka je da elektronsko arhiviranje obavljate sukcesivno i blagovremeno. Ono što je sigurno je da se elektronsko arhiviranje mora započeti pre isteka trajanja kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata, ukoliko ga dokument sadrži.**

3. Da li se e-Fakture elektronski arhiviraju u SEF ili moram i njih dodatno da elektronski arhiviram?

Uloga SEF-a u kontekstu elektronskog arhiviranja nije najpreciznije određena, i moguće je da će u narednim mesecima ova tema biti dodatno pojašnjena. Prema poslednjim izmenama Uredbe, propisano je da je potrebno staviti kvalifikovani elektronski potpis/pečat na sva dokumenta koja se ne čuvaju trajno, pod šta fakture potpadaju.
Međutim, mišljenja smo da je dokumentarni materijal koji je pohranjen u SEF na taj način već elektronski arhiviran, da je ispunjena obaveza pouzdanog čuvanja, i da ne postoji potreba za dodatnim arhiviranjem, na drugoj lokaciji, s obzirom na standardizaciju dokumenata (npr. XML format) koja je sprovedena uspostavljanjem SEF.

Pogledajte:
SVA PITANJA I ODGOVORI O E-ARHIVIRANJU